Интервью со старшим бизнес-консультантом компании «Аптайм»:
Интервью c Евгением Дубовым, старшим бизнес-консультантом компании «Аптайм»:

Евгений Дубовой
старший бизнес-консультант "Аптайм"
Эксперт в области проведения аудитов, разработки и внедрения различных систем управления (стратегического и оперативного управления, управления исполнением, производительностью и др.). Имеет большой опыт разработки и внедрения организационно-функциональных структур, бизнес-моделирования, проведения сессий стратегического планирования и т.д.

Евгений Дубовой
Эксперт в области проведения аудитов, разработки и внедрения различных систем управления (стратегического и оперативного управления, управления исполнением, производительностью и др.). Имеет большой опыт разработки и внедрения организационно-функциональных структур, бизнес-моделирования, проведения сессий стратегического планирования и т.д.


Аудит системы управления - мощный инструмент, который помогает компаниям за короткий срок осознать области потери эффективности и сформировать четкий план оптимизации. Надеемся, что это интервью поможет лучше понять область применения, процедуру и основные результаты, которые он дает.
Аудит системы управления - мощный инструмент, который помогает компаниям за короткий срок осознать области потери эффективности и сформировать четкий план оптимизации системы управления. Надеемся, что это интервью поможет лучше понять область применения, процедуру и основные результаты, которые он дает.
Вопрос 1:
Кто является заказчиком аудита системы управления?
Евгений:
Как правило, это собственник (активный или в системе владельческого контроля) или генеральный директор. Они хотят получить объективный, «не замыленный» взгляд на систему управления компанией, новые идеи по ее улучшению.
Вопрос 2:
Как часто следует проводить такой аудит?
Евгений:
Мы рекомендуем проводить его регулярно, 1 раз в 2-3 года. Такая частота аудита позволяет компании пройти так называемый «цикл повышения эффективности», «обкатать» ту систему управления, которая была выработана с учетом рекомендаций предыдущего аудита.
Вопрос 3:
Как понять, что компании нужен аудит системы управления?
Евгений:
Прежде всего, когда компания теряет эффективность, что выражается в падении различных финансовых и нефинансовых показателей, в росте вала неисполнений поставленных перед компанией задач, в усилении организационного беспорядка.

Например, производственная компания обратилась к нам с проблемой, что в последнее время вырос процент брака, совещания в компании проходят неконструктивно, никто из руководителей не берет на себя ответственность за возникшую ситуацию. После предварительного интервью с директором компании нами было предложено провести аудит системы управления. Аудит выявил, что брак – лишь следствие более глубокой системной проблемы. В компании не был решен вопрос распределения зон ответственности: отдельные функции дублировались, какие-то не выполнялись вовсе, решения принимались долго, компания не успевала за динамикой рынка; не была закреплена ответственность на всех этапах бизнес-процесса за процент брака, не были четко заданы критерии бракованной продукции.

Другая ситуация, когда требуется аудит системы управления, - смена стратегии компании, например, при ее масштабировании, так как именно в этот период для компании возрастают всевозможные управленческие риски, требуется менять инструменты и способы достижения целей. Часто команда при существующей системе управления не может решить новые задачи.

В качестве примера можно вспомнить торговую компанию, которая приняла решение по тиражированию одного из своих форматов и открытию франчайзингового направления. Через какое-то время руководству стало очевидно, что планы по открытию новых точек не выполняются. Топ-менеджеры работают на пределе сил, а требуемые результаты не достигаются. «Аптайм» предложил провести аудит системы управления. Аудит выявил, что под выбранную стратегию не была заложена структура, не был разработан и описан бизнес-процесс открытия точек, каждое открытие не рассматривалось как отдельный проект. Работы по открытию точек совмещались с текущей деятельностью руководителей и сотрудников, и поэтому на некоторые процессы, элементарно, не хватало времени. Кроме того, зоны ответственности за открытие новых точек не были разделены. В компании практиковалось коллективное принятие решений, за которые, в итоге, никто не нес персональной ответственности.

Аудит необходимо провести и тогда, когда собственник или генеральный директор ощущают, что между ними и топ-командой существуют противоречия, различаются взгляды на инструменты и методы управления. Также, случалось, что к нам с запросом на аудит системы управления обращались собственники, когда между ними не было единого видения развития компании.

Есть еще один момент в жизни компании, когда мы настоятельно рекомендуем делать аудит: «У нас все хорошо, и уже давно!» :)
Вопрос 4:
Какие задачи стоят перед аудитом системы управления?
Евгений:
Во-первых, аудит должен выявить «узкие места», «слепые пятна», ключевые противоречия в системе управления, структуре компании, координации, мешающие достигать более высокой динамики финансовых результатов.

Во-вторых, он акцентирует ключевые факторы успеха (КФУ), которые нуждаются в приоритетном внимании при управлении и контроле.

И, главное, помогает выработать дальнейшие шаги и простроить дорожную карту изменений с чек-листом «что должно быть сделано».
Вопрос 5:
Что подвергается аудиту?
Евгений:
Одним из объектов аудита является стратегия компании, а именно, ее соответствие акционерной. Также мы аудируем организационно-функциональную структуру: распределение зон ответственности, матрицу принятия решений, систему подчинения. Аудируем кросс-функциональное взаимодействие между подразделениями. Обязательно оцениваем основной бизнес-процесс, всю цепочку создания стоимости: от закупа до продаж. Также анализируем отдельные системы управления: финансами, маркетингом, персоналом.

Помимо тех объектов, которые относятся в «жесткому» фактору, мы обращаем внимание на «мягкий» фактор: компетентность персонала, мотивацию, удовлетворенность существующей системой управления, соответствие компетенций команды стратегии компании и зонам их ответственности. Довольно часто после аудита системы управления компании принимают решение провести у нас ассессмент топ-команды.

Особое внимание уделяем стилю и системе общего управления компанией: тому, как генеральный директор планирует, ставит задачи, координирует, контролирует подчиненных.

Главный фокус внимания при аудите системы управления – ее соответствие стратегии компании. Насколько существующая система управления способна обеспечить достижение целей, поставленных перед компанией собственниками.
Вопрос 6:
Как проходит аудит системы управления?
Евгений:
Основная часть аудита – глубокий тщательный анализ управленческой документации компании. Мы выявляем противоречия, «узкие места», «белые пятна» внутри документов и между ними.

Следующий этап – определение соответствия того, что написано в документах, тому, что есть в компании в реальности. Например, в документах закреплена ответственность за принятие определенных решений на топ-менеджере, а по факту, решения принимает собственник. Это не только демотивирует топа, но и повышает риски собственника по ответственности как контролирующего лица.

То, как система реально функционирует в компании, выявляется через специально подготовленное структурированное интервью с ключевыми специалистами и руководителями компании.

Также много информации дает наблюдение работы компании на собраниях, в процессе совещаний.

При необходимости, мы выходим на предприятие, анализируем работу персонала.

Все это ложится в основу глубокого, всестороннего и максимально объективного отчета по результатам аудита.
Вопрос 7:
В чем залог качественного аудита системы управления?
Евгений:
Безусловно, опыт и подходы команды, которая проводит аудит. Прежде всего, аудит системы управления должны проводить внешние консультанты! Даже если у компании есть внутренний отдел по развитию систем управления, все равно рекомендуется для аудита привлекать независимую консалтинговую компанию. Потому что сотрудники самой компании никогда не смогут взглянуть на компанию целостно и свежим взглядом.
Также важно, чтобы аудит проводила команда консультантов с разной специализацией, потому что это дает возможность всестороннего взгляда на проблемы компании.
Вопрос 8:
Что является результатом аудита системы управления?
Евгений:
Результатом аудита системы управления является отчет. В отчет входят структурированная аналитика по изученным материалам компании и конкретные рекомендации по оптимизации системы управления.

Совместно с заказчиком на основании полученной информации мы вырабатываем «дорожную карту» изменений с чек-листом: «что именно должно быть сделано».

Например, в ситуации, которую я описывал выше (с производственной компанией), по результатам аудита было разработана пошаговая программа, которая включала в себя обучение топ-менеджеров, групповую работу топ-менеджеров по выработке решений для преодоления проблем компании, коучинговое сопровождение директора во время реорганизации системы управления. Топ-командой были найдены решения по управлению результативностью компании, освоены эффективные методы принятия решений, разработана и принята к реализации матрица распределения ответственности. В результате значимо сократился (до приемлемого уровня) процент брака, сократилось количество непродуктивных совещаний, рядовым сотрудникам и самим руководителям стало понятно, кто какие вопросы решает, от чего повысились скорость и качество принятия решений.
Вопрос 9:
Какие ошибки, чаще всего, совершаются при аудите системы управления?
Евгений:
Например, такая ошибка, как проведение аудита ради аудита: когда результаты кладутся в стол и никак не используются в дальнейшем. Иногда такая ситуация возникает из-за того, что заказчик не готов услышать истинное положение дел в своей компании, испытывает внутреннее сопротивление по отношению к полученной информации. Этот риск снимается за счет того, что по результатам аудита всегда проводится очная рабочая встреча с заказчиком, консультанты отвечают на все вопросы, совместно разрабатывается подробная «дорожная карта» изменений.

Ну, и та ошибка, о которой я уже говорил: когда компания ограничивается внутренним аудитом, замыкаясь на компетенциях собственных специалистов.

Подробнее
об аудите системы управления
"Аптайм-Консалтинг"
+7 (383) 2-178-568
uptime@uptime-top.ru
Новосибирск, ул. Коммунистическая, 45, оф. А310
Изображение: shutterstock. com
Made on
Tilda